Rechnung unterschreiben & freigeben — PDF-Signatur in Sekunden

In vielen Unternehmen erfordern Rechnungen die Unterschrift eines Vorgesetzten, bevor sie zur Zahlung freigegeben werden können. Dieser Freigabeschritt bestätigt, dass die Waren oder Dienstleistungen erbracht wurden, der Betrag korrekt ist und die Zahlung autorisiert wird. Traditionell bedeutet das: Rechnung ausdrucken, mit Kugelschreiber unterschreiben, einscannen und die Papierkopie ablegen. Dieser Workflow ist langsam, verschwenderisch und schafft Engpässe, wenn der Freigebende unterwegs oder im Homeoffice ist.

Mit SigPDF dauert die Rechnungsfreigabe Sekunden statt Stunden. Öffnen Sie die Rechnungs-PDF, fügen Sie Ihre Unterschrift hinzu und laden Sie das freigegebene Dokument herunter. Die unterschriebene Rechnung kann per E-Mail an die Buchhaltung gesendet, einer Bestellung beigefügt oder digital archiviert werden — alles ohne Drucker oder Scanner.

Typische Szenarien für Rechnungsunterschriften

• Freigabeunterschriften — Vorgesetzte und Abteilungsleiter unterschreiben Rechnungen, um die Zahlung zu autorisieren. Das ist der häufigste Anwendungsfall.
• Freelancer- und Auftragnehmer-Rechnungen — Manche Auftraggeber verlangen, dass Freelancer ihre eigenen Rechnungen unterschreiben, um die Richtigkeit der abgerechneten Stunden oder Leistungen zu bestätigen.
• Empfangsbestätigung — Eine unterschriebene Rechnung kann als Bestätigung dienen, dass Waren geliefert und angenommen wurden.
• Lieferanten-Onboarding — Neue Lieferantenvereinbarungen erfordern manchmal unterschriebene Proforma-Rechnungen, bevor eine Bestellung ausgelöst wird.
• Prüfung und Compliance — Unterschriebene Rechnungen in den Akten liefern klare Dokumentation für interne und externe Prüfungen sowie Steuerreviews.

Geschäftsabläufe optimieren

Engpässe bei der Rechnungsfreigabe kosten Unternehmen echtes Geld. Wenn eine Rechnung tagelang ununterschrieben auf einem Schreibtisch liegt, riskieren Sie Mahngebühren, belastete Lieferantenbeziehungen und verpasste Skonti. SigPDF beseitigt den Engpass, indem es Ihnen ermöglicht, Rechnungen von überall zu unterschreiben — am Schreibtisch im Büro, am Laptop im Homeoffice oder auf dem Smartphone unterwegs.

Ein typischer Workflow mit SigPDF:

1. Die Rechnung kommt per E-Mail als PDF-Anhang
2. Der Freigebende öffnet SigPDF und lädt die Rechnung
3. Er zeichnet oder platziert seine Freigabeunterschrift
4. Das unterschriebene PDF wird heruntergeladen und an die Buchhaltung weitergeleitet
5. Die Zahlung wird ohne Verzögerung veranlasst

Der gesamte Vorgang dauert weniger als eine Minute. Keine Software-Installation, kein Login bei einer Drittanbieter- Plattform, kein Warten auf serverseitige Verarbeitung.

Finanzdokumente privat halten

Rechnungen enthalten sensible Finanzinformationen — Einzelpostenpreise, Zahlungsbedingungen, Bankverbindungen für Überweisungen, Steuernummern und Rechnungsadressen. Das Hochladen dieser Dokumente auf eine Cloud-Signaturplattform bedeutet, einem Drittanbieter Ihre Finanzdaten anzuvertrauen.

SigPDF verarbeitet alles in Ihrem Browser. Ihre Rechnungs-PDF verlässt niemals Ihr Gerät. Keine serverseitige Verarbeitung, keine Datenspeicherung, kein Risiko, dass Ihre Finanzinformationen durch eine Datenpanne auf fremder Infrastruktur offengelegt werden. Volle DSGVO-Konformität.

Mehr als nur eine Unterschrift

Neben der Freigabeunterschrift können Sie mit SigPDF auch Textfelder und Datumsstempel zur Rechnung hinzufügen. Das ist nützlich, um ein Freigabedatum, eine Bestellnummer, eine Kostenstelle oder einen Vermerk wie „Zur Zahlung freigegeben“ neben Ihrer Unterschrift anzubringen.

Rechtliche Gültigkeit

Elektronische Unterschriften auf Rechnungen sind nach der eIDAS-Verordnung (EU) und dem deutschen BGB rechtlich anerkannt. Eine unterschriebene Rechnung hat denselben rechtlichen Stellenwert wie eine mit Tinte unterzeichnete — vollgültig für Buchhaltung, Steuern und Prüfungszwecke.

Muss eine Rechnung unterschrieben werden?

In vielen Unternehmen ist die Unterschrift ein interner Freigabeprozess. Rechnungen selbst erfordern in Deutschland keine Unterschrift, aber die Freigabeunterschrift dokumentiert die Zahlungsautorisierung.

Ist die elektronische Rechnungsfreigabe steuerlich anerkannt?

Ja. Elektronisch freigegebene Rechnungen sind für Steuer- und Prüfungszwecke vollständig anerkannt, sofern die Freigabe dokumentiert und nachvollziehbar ist.