Rechnung unterschreiben & freigeben — PDF-Signatur in Sekunden

In vielen Unternehmen erfordern Rechnungen die Unterschrift eines Vorgesetzten, bevor sie zur Zahlung freigegeben werden können. Traditionell bedeutet das: Rechnung ausdrucken, mit Kugelschreiber unterschreiben, einscannen und die Papierkopie ablegen. Dieser Workflow ist langsam, verschwenderisch und schafft Engpässe, wenn der Freigebende unterwegs oder im Homeoffice ist.

Mit SigPDF dauert die Rechnungsfreigabe Sekunden statt Stunden. Öffnen Sie die Rechnungs-PDF, fügen Sie Ihre Unterschrift hinzu und laden Sie das freigegebene Dokument herunter. Die unterschriebene Rechnung kann per E-Mail an die Buchhaltung gesendet, einer Bestellung beigefügt oder digital archiviert werden — alles ohne Drucker oder Scanner.

Typische Szenarien für Rechnungsunterschriften

• Freigabeunterschriften — Vorgesetzte und Abteilungsleiter unterschreiben Rechnungen, um die Zahlung zu autorisieren. Das ist der häufigste Anwendungsfall.
• Freelancer- und Auftragnehmer-Rechnungen — Manche Auftraggeber verlangen, dass Freelancer ihre eigenen Rechnungen unterschreiben, um die Richtigkeit zu bestätigen.
• Empfangsbestätigung — Eine unterschriebene Rechnung kann als Bestätigung dienen, dass Waren geliefert und angenommen wurden.
• Prüfung und Compliance — Unterschriebene Rechnungen in den Akten liefern klare Dokumentation für interne und externe Prüfungen sowie Steuerreviews.

Typischer Workflow mit SigPDF

1. Die Rechnung kommt per E-Mail als PDF-Anhang
2. Der Freigebende öffnet SigPDF und lädt die Rechnung
3. Er zeichnet oder platziert seine Freigabeunterschrift
4. Optional: Vermerk, Datum oder Kostenstelle per Textfeld hinzufügen
5. Das unterschriebene PDF wird heruntergeladen und an die Buchhaltung weitergeleitet
6. Die Zahlung wird ohne Verzögerung veranlasst

Finanzdokumente privat halten

Rechnungen enthalten sensible Finanzinformationen — Einzelpostenpreise, Zahlungsbedingungen, Bankverbindungen für Überweisungen, Steuernummern und Rechnungsadressen. Das Hochladen dieser Dokumente auf eine Cloud-Signaturplattform bedeutet, einem Drittanbieter Ihre Finanzdaten anzuvertrauen.

SigPDF verarbeitet alles in Ihrem Browser. Ihre Rechnungs-PDF verlässt niemals Ihr Gerät. Keine serverseitige Verarbeitung, keine Datenspeicherung — volle DSGVO-Konformität.