PDF elektronisch unterschreiben

Anleitung: PDF im Browser unterschreiben

1. PDF öffnen. Ziehen Sie die Datei auf das Feld „PDF hier ablegen“ oder klicken Sie darauf, um sie auszuwählen. Der Editor prüft zuerst, ob er in die Datei schreiben kann; passwortgeschützte PDFs meldet er sofort.
2. Unterschrift erstellen. Im Reiter „Zeichnen“ unterschreiben Sie mit Maus, Touchpad, Finger oder Stift im weißen Feld. Im Reiter „Tippen“ geben Sie Ihren Namen ein und wählen eine von vier Handschrift-Schriften. Die Farbe (Schwarz, Blau, Rot) wählen Sie vorher. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche „Use This Signature“ (derzeit englisch beschriftet).
3. Platzieren. Klicken oder tippen Sie auf die Unterschriftszeile. Den Rahmen verschieben Sie per Ziehen, mit dem kleinen Quadrat unten rechts ändern Sie die Größe. Jeder weitere Klick setzt die Unterschrift erneut, auch auf anderen Seiten (Blättern mit „Previous“ und „Next“ unter dem Dokument).
4. Ergänzen. Mit „Initialen“, „Datum“ (Kalender, voreingestellt auf heute) und „Text“ füllen Sie den Rest aus. Ausfüllbare Felder des PDFs erscheinen links unter „Formularfelder“. „Rückgängig“ und „Wiederherstellen“ machen Schritte rückgängig.
5. Speichern. „Bestätigen & Unterschriebenes PDF herunterladen“ erzeugt eine neue Datei mit dem Zusatz „-signed“ im Namen. Das Original bleibt unverändert. Für den Download ist ein Abo nötig.

Unterschrift in PDF einfügen: drei Varianten

• Gezeichnet: sieht am persönlichsten aus. Mit Finger oder Stift auf Smartphone und Tablet gelingt das am besten; mit der Maus langsam und groß unterschreiben und danach verkleinern.
• Getippt: Ihr Name in einer Handschrift-Schrift. Schnell, immer gleich und rechtlich nicht schwächer als eine gezeichnete Unterschrift.
• Eingescannt: Unterschreiben Sie auf weißem Papier, fotografieren Sie die Unterschrift ohne Schatten und schneiden Sie das Foto eng zu. Im Editor fügen Sie es mit „Bild“ ein (PNG, JPEG oder WebP). Ein PNG mit transparentem Hintergrund verdeckt die Linie darunter nicht, ein JPEG bringt seinen weißen Hintergrund mit.

Ohne Browser: Vorschau, iPhone und Acrobat

Mac (Vorschau): PDF öffnen, „Werkzeugleiste einblenden“ und dann „Unterschreiben“ anklicken. Die Unterschrift erfassen Sie laut Apple über das Trackpad, die Kamera (Unterschrift auf weißem Papier) oder ein iPhone/iPad in der Nähe; danach an die gewünschte Stelle ziehen und über die Anfasser skalieren.

iPhone und iPad: Im Dokument auf „Markieren“, dann auf „Hinzufügen“ und „Unterschrift hinzufügen“ tippen, mit dem Finger (auf dem iPad auch mit Apple Pencil) unterschreiben, „Fertig“ tippen und die Unterschrift an ihren Platz ziehen.

Adobe Acrobat Reader: Das Werkzeug „Ausfüllen und unterschreiben“ bietet getippte, gezeichnete und als Bild importierte Unterschriften, setzt aber die Installation voraus.

Was rechtlich gilt

Die EU-Verordnung eIDAS unterscheidet drei Stufen: die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene (FES) und die qualifizierte (QES). Eine Unterschrift, die Sie in ein PDF einfügen, ist eine einfache elektronische Signatur. Nach Art. 25 Abs. 1 eIDAS darf ihr die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Nur die QES hat nach Art. 25 Abs. 2 die gleiche Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

In Deutschland sind die meisten Verträge formfrei, etwa Kaufverträge, Dienst- und Werkverträge, Angebote oder Auftragsbestätigungen. Hier genügt die einfache E-Signatur; wichtig ist, dass Sie im Streitfall nachweisen können, wer unterschrieben hat (zum Beispiel über den E-Mail-Verlauf).

• Schriftform (§ 126 BGB): verlangt eine eigenhändige Unterschrift. Sie kann nur durch die elektronische Form mit QES ersetzt werden (§ 126a BGB), soweit das Gesetz nichts anderes bestimmt.
• Elektronische Form ausgeschlossen: Kündigung oder Aufhebungsvertrag eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB) und die Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB) brauchen Papier mit eigenhändiger Unterschrift.
• Notarielle Beurkundung: Grundstückskaufverträge (§ 311b BGB) gehen zum Notar; keine E-Signatur ersetzt das.
• Textform (§ 126b BGB): eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger mit Namen des Erklärenden; ein unterschriebenes PDF erfüllt das ohne Weiteres.

Diese Übersicht ersetzt keine Rechtsberatung. Mehr dazu im Beitrag elektronische Unterschrift in Deutschland.

Typische Probleme und Lösungen

• „Dieses PDF ist passwortgeschützt“: Datei mit Passwort öffnen, „Drucken“ → „Als PDF speichern“ wählen und die Kopie unterschreiben.
• „Dieses PDF kann nicht bearbeitet werden“: Die Datei ist beschädigt oder ungewöhnlich aufgebaut; derselbe Weg über „Als PDF speichern“ hilft meistens.
• Klick auf die Seite bewirkt nichts: Die Unterschrift ist noch nicht bestätigt. Erst „Use This Signature“ drücken oder eine gespeicherte Unterschrift „Verwenden“.
• Weißer Kasten um die Unterschrift: Das ist der Papierhintergrund eines Fotos. Ein transparentes PNG verwenden oder die Unterschrift zeichnen bzw. tippen.