Tutto quello che devi sapere sulla validità legale della firma elettronica in Italia: il Regolamento eIDAS, il CAD, i tipi di firma, quali documenti puoi firmare elettronicamente e quali richiedono forma speciale.
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Quadro normativo della firma elettronica in Italia
La firma elettronica in Italia è regolamentata principalmente dal Regolamento (UE) 910/2014 (eIDAS), direttamente applicabile in tutti gli Stati membri dall'1 luglio 2016, e dal D.Lgs. 82/2005(Codice dell'Amministrazione Digitale, CAD), che recepisce e integra il quadro europeo a livello nazionale.
I tre livelli di firma elettronica
Firma Elettronica Semplice (FES)
Qualsiasi dato in forma elettronica allegato o associato a altri dati elettronici che il firmatario usa per firmare. È il livello che crea SigPDF — valido per la maggior parte dei contratti commerciali, NDA, contratti di lavoro e documenti di uso quotidiano.
Firma Elettronica Avanzata (FEA)
Univocamente collegata al firmatario, idonea a identificarlo, creata con dati sotto il controllo esclusivo del firmatario e collegata ai dati firmati in modo da consentire l'identificazione di eventuali modifiche successive.
Firma Elettronica Qualificata (FEQ)
Il livello più alto. Richiede un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato (TSP). Ha lo stesso effetto giuridico della firma autografa (art. 25.2 eIDAS). In Italia viene spesso chiamata "firma digitale".
Documenti firmabili con FES
Contratti di prestazione di servizi
Accordi di riservatezza (NDA)
Contratti di lavoro (a tempo indeterminato, determinato, collaborazione)
Ordini di acquisto e preventivi accettati
Accordi di partnership e collaborazione
Condizioni generali di contratto
Contratti di locazione commerciale (verificare requisiti locali)
Documenti che richiedono forma speciale
Atti notarili (compravendita immobiliare, costituzione di società)
Testamenti e atti di ultima volontà
Atti che richiedono iscrizione nei registri pubblici
Contratti di locazione abitativa registrati (per agevolazioni fiscali)
Domande frequenti
La firma elettronica è legale in Italia?
Sì. La firma elettronica è pienamente legale in Italia grazie al Regolamento eIDAS (UE 910/2014), direttamente applicabile in tutta l'UE, e al D.Lgs. 82/2005 (Codice dell'Amministrazione Digitale, CAD). Ai sensi dell'articolo 25.1 di eIDAS, una firma elettronica non può essere rifiutata come prova in un procedimento giudiziario per la sola natura elettronica.
Quali tipi di firma elettronica esistono in Italia?
Il Regolamento eIDAS distingue tre livelli: Firma Elettronica Semplice (FES) — identifica il firmatario in modo basilare, valida per la maggior parte dei documenti commerciali; Firma Elettronica Avanzata (FEA) — univocamente collegata al firmatario, rileva le alterazioni; Firma Elettronica Qualificata (FEQ) — il livello più alto, equivalente alla firma autografa, richiede un certificato qualificato rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari.
Che tipo di firma crea SigPDF?
SigPDF crea firme elettroniche semplici (FES) incorporate direttamente nel PDF. Sono valide per la grande maggioranza dei contratti commerciali, NDA, contratti di lavoro, ordini e altri documenti di uso quotidiano.
Per quali documenti è sufficiente la firma elettronica semplice?
La FES è sufficiente per contratti di prestazione di servizi, NDA, contratti di lavoro (salvo forma speciale), ordini e fatture, contratti freelance, accordi di collaborazione e la maggior parte dei documenti commerciali tra imprese o privati.
Ci sono documenti che richiedono firma qualificata o notaio in Italia?
Sì. Alcuni atti giuridici richiedono forme speciali: atti notarili (compravendita immobiliare, costituzione di società), testamenti, atti che richiedono iscrizione nei registri pubblici come il Registro Immobiliare. Per questi documenti la FES non è sufficiente.
Che differenza c'è tra firma elettronica e firma digitale in Italia?
In Italia, la 'firma digitale' si riferisce specificamente alla firma elettronica qualificata (FEQ) basata su certificato digitale, regolamentata dal CAD. La 'firma elettronica' è il termine generale che include tutti i livelli (FES, FEA, FEQ). SigPDF crea firme elettroniche semplici (FES), non firme digitali in senso tecnico.
Il GDPR influisce su come devo firmare documenti con dati personali?
SigPDF è particolarmente adatto a documenti con dati personali perché non carica i file su alcun server esterno. I dati personali contenuti nei tuoi PDF rimangono sul tuo dispositivo in ogni momento, semplificando la conformità al GDPR.