Die 5 besten PDF-Signatur-Tools 2026 im Vergleich

Welches PDF-Signatur-Tool passt zu Ihnen?

PDF-Dokumente digital zu unterschreiben gehört 2026 zum Alltag – ob Mietvertrag, Freelancer-Vereinbarung oder Geschäftsangebot. Doch die Auswahl an Tools ist groß, und nicht jedes Werkzeug eignet sich für jeden Zweck.

Wir haben die fünf beliebtesten PDF-Signatur-Tools getestet und vergleichen sie nach den Kriterien, die wirklich zählen: Datenschutz, Benutzerfreundlichkeit, Preis und Funktionsumfang.

Der schnelle Überblick

| Tool | Preis | Konto nötig? | Datenschutz | Wasserzeichen? | Am besten für | |------|-------|-------------|-------------|----------------|---------------| | SigPDF | €2,99/Monat | Nein | Lokale Verarbeitung | Nein | Datenschutz und Schnelligkeit | | Adobe Acrobat | Ab €23,79/Monat | Ja | Cloud-basiert | Nein | Adobe-Ökosystem-Nutzer | | DocuSign | Ab $10/Monat | Ja | Cloud-basiert | Nein | Unternehmen und Teams | | Smallpdf | Ab €9/Monat | Ja | Server-Upload | Nein | Gelegentliche Nutzung | | HelloSign | Ab $15/Monat | Ja | Cloud-basiert | Nein | Kleine Unternehmen |

Ausführlicher Vergleich

1. SigPDF – Der Datenschutz-Champion

Webseite: sigpdf.com

SigPDF ist ein browserbasiertes PDF-Signatur-Tool, das sich durch einen entscheidenden Vorteil von der Konkurrenz abhebt: Ihre Dateien verlassen nie Ihren Browser. Die gesamte Verarbeitung findet lokal auf Ihrem Gerät statt – kein Upload auf Server, keine Cloud-Speicherung, kein Risiko für Ihre vertraulichen Daten.

Funktionen:

• PDF hochladen per Drag-and-Drop
• Unterschrift zeichnen, tippen oder als Bild einfügen
• Text, Datum und Fotos hinzufügen
• Mehrseitige PDFs unterstützt
• Funktioniert auf Desktop, Tablet und Smartphone

Preismodell:

• Signatur-Tool kostenlos nutzbar
• Download signierter PDFs: €2,99/Monat

Vorteile:

• Maximaler Datenschutz durch lokale Verarbeitung
• Kein Konto erforderlich
• Sehr schnell – in unter einer Minute fertig
• DSGVO-freundlich
• Deutlich günstiger als die meisten Alternativen

Nachteile:

• Keine Workflow-Funktionen für Teams (kein Versand zur Unterschrift an andere)
• Keine qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Unser Urteil: Ideal für Privatpersonen und Freelancer, die schnell und datenschutzkonform PDFs unterschreiben möchten. Wer keinen komplexen Signatur-Workflow braucht, findet hier das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.

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2. Adobe Acrobat – Der Platzhirsch

Webseite: adobe.com

Adobe Acrobat ist der Industriestandard für PDF-Bearbeitung. Die Signaturfunktion „Fill & Sign" ist Teil von Adobe Acrobat Reader (kostenlos) und Adobe Acrobat Pro (kostenpflichtig).

Funktionen:

• Unterschrift zeichnen, tippen oder als Bild
• Formularfelder ausfüllen
• Signaturen speichern für wiederholte Nutzung
• Integration mit Adobe Document Cloud
• „Send for Signature" (in Pro-Version)

Preismodell:

• Acrobat Reader: Kostenlos (grundlegende Signaturfunktion)
• Acrobat Pro: Ab €23,79/Monat
• Acrobat Sign (ehemals Adobe Sign): Ab €28/Monat

Vorteile:

• Weltweit bekannt und akzeptiert
• Umfangreiche PDF-Bearbeitungsfunktionen
• Integration mit Microsoft 365 und anderen Tools
• Mobile Apps für iOS und Android

Nachteile:

• Hoher Preis für den vollen Funktionsumfang
• Adobe-Konto erforderlich
• Dateien können über Adobe-Server laufen
• Software-Installation notwendig (Desktop-Version)
• Überladene Benutzeroberfläche für einfache Aufgaben

Unser Urteil: Wer bereits im Adobe-Ökosystem arbeitet und umfangreiche PDF-Bearbeitung braucht, ist hier richtig. Nur zum Unterschreiben ist Acrobat aber überdimensioniert und teuer.

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3. DocuSign – Der Enterprise-Standard

Webseite: docusign.com

DocuSign ist der Marktführer für elektronische Signaturen im Unternehmensbereich. Die Plattform ist auf Signatur-Workflows spezialisiert: Dokumente versenden, unterschreiben lassen, nachverfolgen.

Funktionen:

• Dokumente zur Unterschrift an mehrere Personen senden
• Signatur-Reihenfolge festlegen
• Erinnerungen und Fristen
• Audit Trail und Nachverfolgung
• Integration mit Salesforce, Google, Microsoft
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES) verfügbar

Preismodell:

• Kostenlose Testversion (begrenzt)
• Personal: Ab $10/Monat (5 Dokumente/Monat)
• Standard: Ab $25/Nutzer/Monat
• Business Pro: Ab $40/Nutzer/Monat

Vorteile:

• Leistungsstarke Workflow-Funktionen
• Weltweit akzeptiert und rechtskonform
• QES über Partner verfügbar
• Umfangreiche API für Entwickler

Nachteile:

• Teuer für Einzelpersonen
• Konto und Registrierung erforderlich
• Dokumente werden auf DocuSign-Server hochgeladen
• Komplexe Benutzeroberfläche für einfache Aufgaben
• Overkill für gelegentliches Unterschreiben

Unser Urteil: Die beste Wahl für Unternehmen, die regelmäßig Dokumente von mehreren Parteien unterschreiben lassen müssen. Für Privatpersonen oder gelegentliche Nutzung zu komplex und zu teuer.

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4. Smallpdf – Der Allrounder

Webseite: smallpdf.com

Smallpdf bietet über 20 PDF-Tools in einer Plattform – darunter auch eine Signaturfunktion. Das Schweizer Unternehmen positioniert sich als einfach zu bedienende Alternative zu Adobe.

Funktionen:

• PDF unterschreiben (zeichnen oder tippen)
• Signaturanfragen an andere senden
• PDF komprimieren, konvertieren, zusammenfügen
• OCR-Texterkennung
• Desktop-App verfügbar

Preismodell:

• Kostenlos: 2 Aufgaben pro Tag
• Pro: Ab €9/Monat
• Team: Ab €7/Nutzer/Monat (ab 2 Nutzern)

Vorteile:

• Vielseitiges PDF-Toolkit
• Einfache Bedienung
• Funktioniert im Browser und als Desktop-App
• Fairer Preis für den Funktionsumfang

Nachteile:

• Dateien werden auf Smallpdf-Server hochgeladen
• Kostenlose Version stark eingeschränkt (2 Aufgaben/Tag)
• Konto erforderlich für volle Funktionalität
• Verarbeitung nicht lokal – problematisch bei vertraulichen Dokumenten

Unser Urteil: Ein solider Allrounder für alle, die neben dem Unterschreiben auch andere PDF-Aufgaben erledigen möchten. Wer aber Wert auf Datenschutz legt, sollte beachten, dass Dateien auf Server hochgeladen werden.

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5. HelloSign (Dropbox Sign) – Die Dropbox-Integration

Webseite: hellosign.com

HelloSign, mittlerweile unter dem Namen Dropbox Sign bekannt, ist eine benutzerfreundliche Signaturplattform, die besonders gut mit dem Dropbox-Ökosystem zusammenarbeitet.

Funktionen:

• Dokumente zur Unterschrift versenden
• Vorlagen für wiederkehrende Dokumente
• In-Person-Signaturen
• Audit Trail
• Integration mit Dropbox, Google Drive, HubSpot
• API für Entwickler

Preismodell:

• Kostenlos: Begrenzte Testversion
• Essentials: Ab $15/Monat (5 Dokumente/Monat)
• Standard: Ab $25/Nutzer/Monat
• Premium: Individuell

Vorteile:

• Intuitive Benutzeroberfläche
• Nahtlose Dropbox-Integration
• Gutes Vorlagen-System
• Mobile App verfügbar

Nachteile:

• Konto und Registrierung erforderlich
• Dokumente werden in die Cloud hochgeladen
• Kostenlose Version sehr eingeschränkt
• Teurer als SigPDF oder Smallpdf für einfaches Unterschreiben

Unser Urteil: Eine gute Wahl für Dropbox-Nutzer und kleine Teams, die regelmäßig Dokumente zur Unterschrift versenden. Für einfaches, schnelles Unterschreiben einzelner PDFs gibt es günstigere und datenschutzfreundlichere Alternativen.

Welches Tool für welchen Zweck?

| Anwendungsfall | Empfohlenes Tool | Grund | |----------------|-----------------|-------| | Schnell ein PDF unterschreiben | SigPDF | Kein Konto, lokal, günstig | | Vertrauliche Dokumente signieren | SigPDF | Dateien verlassen nie den Browser | | Kompletter PDF-Werkzeugkasten | Smallpdf | 20+ PDF-Tools in einem | | Vertrag von Kunden unterschreiben lassen | DocuSign | Workflow und Nachverfolgung | | Bereits Adobe-Nutzer | Adobe Acrobat | Integration ins bestehende Setup | | Dropbox-Nutzer mit Team | HelloSign | Nahtlose Dropbox-Anbindung |

Unser Fazit

Für die meisten Privatpersonen und Freelancer, die einfach ein PDF unterschreiben möchten, ist SigPDF die beste Wahl: kein Konto, maximaler Datenschutz und mit €2,99/Monat der günstigste Preis im Vergleich. Wer regelmäßig Dokumente von anderen unterschreiben lassen muss, greift zu DocuSign oder HelloSign. Und wer ein vollständiges PDF-Toolkit braucht, ist mit Smallpdf gut bedient.

Am Ende kommt es auf Ihre Anforderungen an: Brauchen Sie nur eine schnelle, sichere Unterschrift? Oder einen komplexen Signatur-Workflow für Ihr Unternehmen? Die Antwort auf diese Frage bestimmt, welches Tool das richtige für Sie ist.

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