近年，多个政府单位都在积极创建数字档案馆，推进政府档案数字化，这是因为纸质档案数字化不仅可以优化馆藏结构，实现档案资源的有效利用和共享，还可以节约存储空间，保护档案原件，加速改变以往档案管理局面，助推档案管理工作高质量发展，下面加以分析。
一、纸质档案数字化的必要性
1、不少政府单位表示，由于档案历经时间较长、加上保管不当的原因，很多档案已经处于非常字迹模糊、破碎的状况，如再进行多次利用，很可能造成档案损坏或彻底消失。
2、政府单位现在多以纸质档案为主，当需要查询用时，必须到政府档案室现场进行查阅，查询过程比较繁琐。
3、由于档案数量的庞大，档案查询工作被动性的现状，增加了档案管理利用的难度，已影响到档案信息服务的效率和档案价值的挖掘。
4、一般存档的档案资料只有一份，这份档案一旦被借走后，其他人员只有等待，这样不仅使档案工作效率降低，而且还会存在损坏原始档案可能性。
5、在政府档案室中，每份档案都是有价值的资料，如果遇到自然或人为的灾害将造成无法挽回的损失。
二、政府档案数字化的优势
1、节约占地空间
随着政府单位的发展，档案数量越来越多，档案室存储空间则日渐告急、需要对档案馆进行扩增，而通过将政府档案进行拆分录入，扫描入册，电子化分类存储，完成电子建档，数字化后的档案信息可以存储在服务器、磁盘或其他数字化设备中，这些存储设备的容量要比传统档案装具的容量大得多，可以存储更多的档案信息 ，能保证未来多年数字化档案的进馆需要，进而大大节省了实际占地空间。
2、实现高效查询利用
由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心，实现了网上查档、掌上查档、异地查档、跨馆服务等查档方式，一份档案可以同时提供给所有需要它的人共享，可见查询利用变得非常简单，大大缩短查询时间，提高档案利用率，真正让人员做到足不出户便可知晓天下大事，改变了以往查询难、利用难的局面。
3、增强对档案的保护
若将纸质档案反复借阅归还，势必加速档案破损，不利于保护档案原件。纸质档案转为数字化电子档案后，实现档案数字化管理可以通过权限控制直接在网上查阅打印，减少了对库存原件档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾，从而可以更大限度地对库存档案进行有效的保管和保护，确保档案实体安全。另外，数字化档案馆可以配备防火墙、入侵检查、漏洞扫描、安全审计等安全设备，并可将数字化档案进行备份，更好地保障数字档案的安全，避免受到自然或人为因素的损害。
档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，政府档案数字化是档案信息化建设基础的工作，将传统纸质载体档案技术加工为数字档案形式，将节约占地空间、改变以往档案管理局面、增强对档案的保护，优化再造档案管理流程，助推政府单位大力发展。
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