在档案数量不断增多、档案种类日趋多样化的背景下，传统档案管理手段与技术所导致的问题日益凸显，因此档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。RFID技术作为一种极为高效、快捷、方便的识别技术，在多个行业均有广泛的应用，档案柜厂家将RFID技术运用至档案柜中，RFID智能档案柜给档案管理带来了更多的可能性，下面加以阐述。
一、需权限认证开启、安全性高
在RFID智能档案柜系统中，进入用户管理功能，管理人员可对普通用户进行人脸、指纹、工卡等方式的绑定，具备权限的人员可通过人脸识别、指纹、刷卡等方式开启操控智能档案柜，而没有权限的人员无法进行相关操作，可见，RFID智能档案柜安全性高，避免档案丢失、被盗等情况的发生，促使档案管理更加可靠。
二、多种查询方式，方便快捷
RFID智能档案柜具备档案查询功能，档案查询支持按照名称查询、编号查询以及整柜查询，当需要查询档案时，在系统中输入档案关键词或档案编号后，智能档案柜将检索档案并显示档案位置。或者通过点击全部文件，进行分层查找，人员点击某某层后，即可显示该层档案信息。由此可见，智能档案柜具有多种档案查询方式，促使档案管理更加方便快捷。
三、灯光引导、精准定位、自动盘点
RFID智能档案柜具备灯光定位引导装置，查询档案后，即可在系统中看到档案具体位置，点击开门，档案所在位置的指示灯亮起，实现精准定位。在取出档案并关门后，智能档案柜将自动盘点，并生成领用记录，完成借阅；当需要归还档案时，人员根据权限开门，将档案放入柜内任意位置，智能档案柜将自动盘点，完成归还。智能档案柜的灯光引导、精准定位、自动盘点等功能，大大提高了档案管理效率及档案管理的准确性。
综上所述，RFID智能档案柜智能化程度高、安全系数高，实现档案的查找、盘点、借阅、归还等工作的信息化管理，它的出现，使档案管理工作得到升级和创新，极大地降低了人工成本和时间成本，是一款十分理想的档案管理设备。
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