随着大数据以及信息化的迅速发展，各企事业档案的收集、存储、出入库、盘点等工作变得越来越繁杂沉重，以往人工档案管理方式难以适应大规模档案数量的增长，导致档案缺乏安全保障、档案出入及盘点耗时长等问题，这也意味着档案管理系统与档案管理技巧亟待升级。近年来，档案装具---档案馆用智能密集架迅速普及，密集架档案管理系统不断更新换代，与传统形式的书架、货架相比具有诸多的优势，持续助力档案管理工作向智能化、科学化方向发展。
一、智能密集架的功能优势
（一）档案保护功能——智能性更显著
档案的保存需要适宜的温湿度环境，档案馆用智能密集架装有温湿度检测器，通过检测将数据呈现到显示屏上，档案工作人员可以根据显示屏上的温湿度来确定档案环境是否适宜，以此来保证档案保存温湿度达到标准。
当前各企事业单位纸质档案较多，长期存放会产生酸性气体，这种酸性气体若不及时散发将会加剧档案腐蚀，损坏档案的完整性。智能密集架拥有通风功能，档案管理工作人员单击显示屏上的“通风”键，收到指令后各架体会自动工作，确保档案存储环境更适宜。
（二）双重保护系统----安全性更强大
灯光保护：密集架的每列架体都有照明灯，既有照明作用，又有警示作用。密集架架体开启时会自动亮灯，检测到架体间有人进入后，架体自动亮红色警示，防止在架体之间的工作人员被夹伤；架体收到合上指令，灯光自动熄灭。
红外线感应：档案馆用智能密集架架体之间装有红外感应器，当架体打开，感应器自动开启，工作人员在架体间时，无法合上密集架，并通过语音提示过道有人，保障工作人员人身安全。
（三）自动定位系统----便捷性更突出
智能档案密集架装有LED灯光定位系统。若工作人员需要查询档案，在智能系统中输入档案信息或编号，该档案密集架所在列自动打开，LED灯光闪烁，告知档案工作人员档案目前所在位置，工作人员只需要根据灯光闪烁位置便可便捷取用档案，减少以往管理者寻找档案的时间，档案管理更便捷。
二、智能密集架的存储优势
（一）节约占地成本
以往传统的档案储存方式需要极大的占地成本，据研究，档案馆用智能密集架比传统的档案柜大约增加50%的储存空间，提高空间利用率，在不扩大占地面积的前提下最大程度扩大库房容量，节约占地成本。
（二）提高档案调取效率
将档案放置密集架中保存，可以有效对各种不同类型的档案进行分区和分类，配合RFID技术可以迅速进行档案的盘点、上下架、出入库等工作，避免调取档案时人为丢失档案的情况，使文档处理达到更好的效果。
（三）层间距可灵活调整
与以往传统的档案存储设备不同，档案馆用智能密集架的层间距可以灵活调整，可满足不同尺寸档案资料的存储。层间距的灵活调整功能满足了各企事业单位日益丰富的档案存储需求，推动档案存储方式向灵活化和多样化发展。
档案馆用智能密集架管理系统功能强大，优势重重，节省占地空间且在管理方面具备高效性和实时性，为提高档案管理水平发挥很大作用，同时也为客户提供了高品质、更专业、更安全、更高效的档案管理服务。
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