科学技术是促进经济发展的新动力。随着大数据、云计算、人工智能、5G等前沿技术的创新应用，档案管理模式正朝着智能管理的方向发展。智慧档案库房建设应运而生，助推档案事业朝着更高水平发展。但智慧一体化档案库房管理系统有何作用呢？具体包含哪些呢？详细分析见下文。
一、全过程网上审批，加强规范管理
智能一体化档案库房管理系统作用之一就是其实现了档案管理流程的连接，确保了每次档案出入库标准化、高效化。在具体的实现过程中，主要是通过管理人员将电子档案或实体档案的借阅申请添加到借阅车中，之后系统终端将自动完成审批，使管理人员以及用户能够有效地在线查看档案。
二、整合管理要素，打破管理体系孤岛
智能一体化档案库房管理系统作用之二就是其整合了管理要素，打破了管理体系孤岛。根据不同组织按照不同标准执行，系统将审批流程与岗位相结合。例如，通过流程相关岗位，可以清楚地了解相关岗位的参与流程；通过档案信息的收集、处理、存储和管理，可以保证档案资源的安全处理、传输和存储。
三、能满足客户的个性化需求
智能一体化档案库房管理系统作用之三就是可满足客户的个性化需求，实现数据采集的统一管理，形成更加完善的现代档案管理系统。而且，系统还可以根据客户的需求灵活配置功能模块，建立个性化的智能档案管理系统。此外，安装的安防设备还可以设置库房出入权限，加强对库房的防护。
建设智能档案库房是发展的必然趋势。通过安全、标准化的档案收集、管理、存储和利用，帮助档案管理人员提高档案管理效率，使档案管理更加高效和智能。
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