随着知识经济时代的到来和网络技术的快速发展，档案工作逐渐走向信息化和网络化。特别是在大数据、物联网等信息技术的影响下，给企业档案的服务模式带来了巨大的挑战和新的机遇。智慧档案库房建设就是在这样的背景下被提出来的，但其效果究竟怎么样，对产品不是太了解的用户，可能会觉得其也没有多重要。但事实却并非如此，不然也不会有企事业单位选择建设智能档案库房了。为了解答大家的疑惑，本文就来详细的介绍一下关于智慧档案库房建设的必要性。
一、必要性之一解决档案放置混乱的现象
智慧档案库房建设的必要性之一就是其可以解决档案放置混乱的现象。在传统档案管理模式下，因为档案类型较多，若档案管理人员没有对档案进行相关分类存储，就会给人员在后续的查找过程中带来极大的不便，降低了档案管理人员的效率。但通过在智能档案库房安装档案管理系统以及相关的设备，可对不同类型的档案进行分类存储，实现档案文件的无序存入、有序查询，降低了人员查询的繁琐度，提高了效率。
二、必要性之二可以调控档案库房的环境
智慧档案库房建设的必要性之二就是其可以调控档案库房的环境。在整理档案过程中通常会产生灰尘，并且若长期没有整理档案其还有可能会滋生霉菌等有害物质。为了更好的保障库房的环境使其能符合存放档案条件，就需要安装相应的环控设备，比如档案除尘净化整理台、恒湿恒温净化一体机等等，以此来加强对档案的安全防护，延长档案保存的寿命。
三、必要性之三可以加强对机密文件的防护
智慧档案库房建设的必要性之三就是其可以加强对机密文件的防护。一些单位存放的档案文件可能记载有比较机密的信息，需要设置一定权限来加强对机密文件的防护。在智慧档案库房建设中可以通过安装库房监控系统以及安防系统等相关设备，可实现对人员的抓拍，并且若出现非法带出人员带出档案的情况，安装的门禁系统就会及时检测出，并进行报警来提示管理人员，以此来加强对档案文件的机密保护。
如今，越来越多的档案馆选择建设智慧档案库房，并且在现阶段，其确实可以解决当下档案管理所面临的困难。
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