随着以计算机技术和远程通讯技术为基础的现代信息技术的发展，信息技术也成为了人们重要的核心技术。伴随着信息技术的快速稳定的发展，作为我国文化教育的重要分类，高校的信息化建设也在快速的筹备当中，智能档案密集柜开始成为学院档案管理中一个重要的变革。
特别是近几年来，信息化管理已经在高校得到了普及，一般而言高校信息化管理的实现主要有学生信息管理系统、办公自动化、教务管理系统、图书管理学系统等等其中就离不开档案柜，尤其是学校图书馆以及实验室里的各种资料文件，更是管理时的一大问题。
档案资料的管理一直是负责管理的老师们头疼的问题，不记得哪个档案存放在哪个档案柜，是经常发生的事。也正是这样，现在越来越多的学校都开始使用智能档案密集柜，利用先进的电脑系统与自动存储功能很好的解决了这个问题。
面对庞大的信息量，传统的人工方式管理会导致档案管理的混乱，造成人力的浪费，甚至影响整个实验室或者图书馆的运作和控制管理。因此，更显出智能档案密集柜的可贵，它可以帮助管理人员有效提高工作效率，减轻工作负担。
对于学校的档案资料管理来说，高效化的管理方式不仅能够减轻管理人员的负担，同时也能够避免太多失误的出现。从整个层面来说。对于档案管理是一种十分有效的方式。
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